Document Management Systeem Waar vindt u nu dat ene document dat uw collega vorige week maakte en u nu nodig heeft? Of waar sloeg u zelf dat formulier op dat u slechts een maal per jaar gebruikt? Dat is allemaal verleden tijd als u overstapt op het document management systeem van easy2edit. Want met het Document Management Systeem van easy2edit heeft u overal alle documenten binnen handbereik. Het DMS van easy2edit is 100% webbased, overal waar u een internetaansluiting heeft, heeft u dus toegang tot uw documenten en bestanden. Bovendien is onze DMS document onafhankelijk. Wat u ook zoekt, plaatjes Autocad tekeningen, afbeeldingen, figuren jpg, jpegs etc., u vindt het in het Document Management Systeem van easy2edit. Nog een paar grote voordelen van het easy2edit Document Management Systeem op een rijtje:
Versiebeheer	als er wijzigingen in een document worden aangebracht wordt een nieuwe versie opgeslagen. U beschikt dus altijd minimaal over 2 versies. Wilt u er meer dan kan dat ook
Uw huisstijl altijd gewaarborgd	met behulp van het sjabloon management gebruiken al uw medewerkers dezelfde opmaak voor bijvoorbeeld een faxbericht, een offerte, een persbericht, een memo, notulen enzovoorts. Ook bestaande templates/ontwerpen die in uw organisatie worden gebruikt kunnen eenvoudig worden ingezet
Altijd weer terug te vinden	door middel van workflow management kan uw beheerder aangeven hoe een document moet worden afgehandeld. Zo kan worden aangegeven wie er moeten valideren, wie er mag publiceren en waar het document moet worden opgeslagen
Alle documenten op één centrale plek	Maakt u gebruik van easy2edit4projects dan biedt de projecteninterface van easy2edit u een centrale ingang om alle documenten en bijbehorende structuren op te slaan. Ook alle projectinformatie vindt u dus in het easy2edit Document Management Systeem en is voor alle projectleden beschikbaar.
Gemakkelijk en persoonlijk	het easy2edit Document Management Systeem werkt samen met de relatiedatabase. U koppelt dus gemakkelijk een relatie aan een sjabloon en het resultaat is een persoonlijk document dat automatisch wordt opgeslagen.
Een duidelijk overzicht	u kunt een rapportage opvragen en uitdraaien van alle bestanden en documenten in de DMS. Zo kunt u bijvoorbeeld zien hoeveel brieven een specifieke klant heeft ontvangen, maar ook hoeveel offerte uw verkoper heeft gemaakt.
Goed geïnformeerd	een project manager kan er voor kiezen een e-mail te sturen aan alle projectleden, wanneer een document gewijzigd is.
Reduceren van de papierberg	het Document Management Systeem van easy2edit kan ook worden ingezet voor het beheren van binnengekomen post. De post kan worden gescand en vervolgens worden verstuurd naar het systeem. De beheerder voert vervolgens de kenmerken van het document in binnen de database. De medewerker(s) aan wie het stuk is toegewezen ontvangen een e-mail voor afhandeling.
Snelle communicatie	documenten uit de DMS kunnen gepubliceerd worden op uw website, intranet of extranet, maar ook per e-mail worden verstuurd. Alle easy2edit DMS-documenten beschikken over een eigen url. Zo wordt er altijd naar de laatst gepubliceerde versie van een document verwezen.
Het easy2edit Document Management Systeem maakt standaard onderdeel uit van de easy2edit Intranet en Enterprise pakketten.Bent u toe aan deze snelle, gemakkelijke manier van communiceren en wilt u toe naar een  overzichtelijk archief? Het Studio2-team staat voor u klaar met een passend advies en een heldere offerte.